Das erste Gehalt eines jungen Unternehmens geht oft an eine Aushilfe im Laden, an die erste Fachkraft oder an die Geschäftsführung der eigenen GmbH. Von diesem Monat an ist der Betrieb Arbeitgeber und verkehrt mit Krankenkassen und Finanzamt über Datensätze. Die Lohnsteuer-Anmeldung etwa ist per Datenfernübertragung zu übermitteln, und Papier lässt das Finanzamt nur auf Antrag in Härtefällen zu. Online abzurechnen ist deshalb keine Stilfrage. Offen ist vor allem, welche Zugänge, Personalangaben und Statusfragen vor dem ersten Lauf geklärt sein müssen. Fehlen bei einer neuen Kraft Angaben wie die Steuer-ID, greift die Abrechnung auf Ersatzregeln zurück, und Korrekturen folgen später.
Drei Kennungen brauchen vor dem ersten Zahltag Vorlauf
Bevor ein Programm die erste Meldung versendet, braucht der Betrieb Kennungen bei drei Stellen:
- Unfallversicherung: Innerhalb einer Woche nach dem Start des Unternehmens ist die zuständige Berufsgenossenschaft zu unterrichten, die eine Unternehmensnummer vergibt. Eine fristgerechte Gewerbeanzeige gilt nach § 192 SGB VII bereits als diese Mitteilung.
- Betriebsnummer: Ohne die Unternehmensnummer aus dem ersten Schritt nimmt der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit keinen Antrag an.
- Finanzamt: Für die Lohnsteuer-Anmeldung braucht das Programm die Steuernummer, die der Betrieb beim Betriebsstättenfinanzamt führt.
Steuer-ID und Versicherungsnummer gehören vor den ersten Arbeitstag
Ob die erste Fachkraft über eine Stellenanzeige kommt oder über Headhunting in Zeiten des Fachkräftemangels gewonnen wird, die Abrechnung beginnt mit dem Personalfragebogen. Um die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale abzurufen, braucht das Programm Identifikationsnummer und Geburtsdatum. Teilt eine Mitarbeiterin beides schuldhaft nicht mit, ist die Lohnsteuer nach § 39c EStG mit Steuerklasse VI zu berechnen. Trifft die Person keine Schuld, gelten höchstens drei Monate lang die voraussichtlichen Merkmale, und nach dem Abruf werden die Vormonate überprüft. Bleiben die Angaben auch danach aus, gilt rückwirkend Steuerklasse VI.
Ist keine Versicherungsnummer bekannt, fragt das Programm sie nach § 28a Absatz 3a SGB IV elektronisch ab. Als Antwort kommt entweder die Nummer oder der Hinweis, dass sie mit der Anmeldung vergeben wird.
Ohne Angabe zur Krankenkasse meldet der Betrieb nach zwei Wochen selbst an
Neue Beschäftigte müssen ihre gewählte Krankenkasse unverzüglich nennen. Bleibt die Angabe bis zwei Wochen nach Beginn der Versicherungspflicht aus, meldet der Arbeitgeber sie nach § 175 Absatz 3 SGB V bei der Kasse an, bei der zuletzt eine Versicherung bestand. Fehlen die Angaben trotz Aufforderung oder sind sie unvollständig, darf der Betrieb die aktuelle Mitgliedschaft elektronisch über den Spitzenverband Bund der Krankenkassen abfragen.
Personalakte und Abrechnung sollten aus demselben Datenbestand schöpfen
Zieht eine Mitarbeiterin um oder wechselt sie Bank oder Kasse, muss die Änderung vor dem nächsten Lauf in der Abrechnung ankommen. Führt der Betrieb Personalunterlagen getrennt vom Lohnprogramm, wird jede Änderung zweimal erfasst. Bei Lösungen mit integrierter Personalakte, wie beispielsweise der Lohnsoftware von Paychex, können Mitarbeiterdaten und Dokumente zentral hinterlegt und für die Abrechnung genutzt werden.
Gesellschafter-Geschäftsführer sind nicht automatisch sozialversicherungspflichtig
Einzelunternehmer können mit sich selbst keinen Arbeitsvertrag schließen und leben von Entnahmen. In GmbH und UG ist die Geschäftsführung dagegen oft angestellt. Als Beschäftigter gilt ein geschäftsführender Gesellschafter nach dem Lexikon der Deutschen Rentenversicherung zum Geschäftsführer einer GmbH nicht, wenn er mindestens 50 Prozent des Stammkapitals hält oder aufgrund des Gesellschaftsvertrags sämtliche Beschlüsse der übrigen Gesellschafter verhindern kann. Für die haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft gilt dasselbe. Bei Ein-Mann-GmbHs weist die Rentenversicherung zudem auf eine mögliche Rentenversicherungspflicht als Selbstständiger mit nur einem Auftraggeber hin.
Für die Lohnsteuer gilt nach den amtlichen Lohnsteuer-Hinweisen, dass die Organstellung allein noch keinen Arbeitnehmer macht. Entscheidend sind die allgemeinen Merkmale eines Dienstverhältnisses, und die sozialversicherungsrechtliche Einordnung spielt dafür keine Rolle. Ein Geschäftsführergehalt kann so ohne Sozialbeiträge, aber mit Lohnsteuer durch die Abrechnung laufen.
Angehörige und Gesellschafter-Geschäftsführer lösen mit der Anmeldung eine Statusprüfung aus
Die Anmeldung zur Sozialversicherung enthält nach § 28a Absatz 3 SGB IV zwei eigene Angaben. Sie halten fest, ob die Person Ehegatte, Lebenspartner oder Abkömmling des Arbeitgebers ist und ob sie als geschäftsführender Gesellschafter einer GmbH tätig ist. Ist eine davon gesetzt, muss die Krankenkasse bei der Deutschen Rentenversicherung Bund eine Entscheidung über den Erwerbsstatus beantragen. Betroffen sind der mitarbeitende Ehemann ebenso wie die Mitgründerin mit 20 Prozent Anteil, die als Geschäftsführerin angestellt ist.
Erzeugt wird dieser Datensatz im Lohnprogramm, das nach § 95b SGB IV eine Systemprüfung der Sozialversicherung durchlaufen haben muss. Paychex verweist für den Versand solcher Meldungen auf eine von der ITSG zertifizierte Schnittstelle.
Den Nachweis der Vertragsbedingungen dürfen viele Betriebe per E-Mail schicken
Für den Nachweis der Vertragsbedingungen genügt nach § 2 Nachweisgesetz die Textform. Voraussetzung ist, dass das Dokument zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber beim Versand einen Empfangsnachweis anfordert. Ausgenommen sind Beschäftigte in den Wirtschaftsbereichen nach § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, für die es bei der unterschriebenen Niederschrift bleibt. Eine Befristung braucht nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz ohnehin die Schriftform. Namen und Anschriften der Vertragsparteien, Entgelt und Arbeitszeit müssen spätestens am ersten Arbeitstag ausgehändigt sein, also die Werte, die auch das Lohnprogramm braucht.
In elf Branchen ist der Arbeitsbeginn sofort zu melden
In Gastronomie und Hotellerie, in der Gebäudereinigung und bei plattformbasierten Lieferdiensten löst schon der erste Arbeitstag eine eigene Meldung aus. Verlangt wird dort nach § 28a Absatz 4 SGB IV eine Sofortmeldung an die Datenstelle der Rentenversicherung, spätestens wenn die neue Kraft anfängt. Insgesamt sind es elf Bereiche, seit dem Jahreswechsel 2025/2026 auch das Friseur- und Kosmetikgewerbe.
Krankmeldungen holt der Betrieb elektronisch bei der Kasse ab
Gesetzlich Versicherte müssen eine Arbeitsunfähigkeit weiterhin unverzüglich melden, aber die ärztliche Bescheinigung legen sie nicht mehr vor. Nach § 109 SGB IV stellt die Krankenkasse die Daten zum Abruf bereit, und der Arbeitgeber holt sie über sein Programm ab. Bei privat Versicherten, bei Ärzten außerhalb der vertragsärztlichen Versorgung und bei Minijobs im Privathaushalt bleibt es beim Papier.
Die abgerufenen Daten sind Gesundheitsdaten. Zugriff und Speicherdauer gehören deshalb in die Regeln, mit denen Unternehmen sensible Mitarbeiterdaten rechtskonform verarbeiten.
Bei Rechtsfragen antworten Finanzamt und Krankenkasse auf Anfrage mit Auskunft oder Bescheid
Ob und wie weit die Lohnsteuervorschriften im Einzelfall greifen, muss das Betriebsstättenfinanzamt nach § 42e EStG auf Anfrage beantworten. Über Versicherungspflicht und Beitragshöhe entscheidet auf Verlangen des Arbeitgebers die Krankenkasse als Einzugsstelle per Bescheid, etwa beim Status einer Werkstudentin.
Vor dem ersten Lauf stehen Kennungen, Personalangaben und ein geklärter Status
Damit die Abrechnung online ohne Nacharbeit läuft, braucht es drei Vorarbeiten. Die Kennungen bei Unfallversicherung, Arbeitsagentur und Finanzamt müssen vor dem ersten Gehalt stehen. Steuer-ID, Versicherungsnummer und Krankenkasse jeder neuen Kraft gehören vor dem ersten Arbeitstag ins System. Und der Status von Geschäftsführung und mitarbeitenden Angehörigen sollte geklärt sein, bevor die erste Anmeldung eine Prüfung anstößt.