Informationen und Dokumente zählen zu den wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens. Es handelt sich um Verträge, Buchhaltungsunterlagen, Personalakten, Patentschriften oder Steuerdokumente, die nicht nur essenziell für den täglichen Betrieb, sondern oft auch gesetzlich aufbewahrungspflichtig sind. Doch was passiert, wenn ein Brand Ihre Geschäftsräume zerstört? Ohne geeignete Schutzmaßnahmen kann ein Feuer schnell existenzbedrohend werden. Deshalb ist ein durchdachtes Brandschutzkonzept – auch für sensible Firmenunterlagen – kein optionaler Luxus, sondern unternehmerische Pflicht.

Warum ist der Brandschutz für Dokumente nötig?

Brände entstehen häufig plötzlich durch technische Defekte, menschliches Versagen oder äußere Einflüsse wie Blitzeinschläge. In Büro- und Gewerberäumen befinden sich Zündquellen wie:

• elektrische Geräte
• überlastete Steckdosenleisten
• leicht entzündliche Materialien
• veraltete Sicherungssysteme

Firmenunterlagen gehören zu den empfindlichsten Brandopfern. Bereits bei Temperaturen ab etwa 150 °C beginnen viele Papierarten zu verkohlen, und ab 177 °C entzündet sich Papier selbstständig. Selbst wenn kein offenes Feuer auftritt, kann der Hitze- und Rauchschaden ausreichen, um Akten unleserlich zu machen oder unwiederbringlich zu zerstören.

Wie sich ein Brand auf die Nachweispflicht auswirkt

Zudem schreiben gesetzliche Regelungen, etwa aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), die Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen in ordnungsgemäßer Form vor. Ein Verlust durch Brand entbindet nicht automatisch von der Nachweispflicht. Deshalb ist es nicht nur aus unternehmerischer Vorsicht, sondern auch aus rechtlicher Sicht unerlässlich, Firmenunterlagen so vor einem Brand zu schützen, dass sie entweder rekonstruierbar sind oder unversehrt bleiben.

Der Verlust kann massive Konsequenzen haben:

• Steuerunterlagen unterliegen in Deutschland einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren (§ 147 AO).
• Personalakten müssen oft bis zum Renteneintritt nachweisbar sein.
• Geschäftsverträge und Planungsunterlagen sichern Ihre Rechtsposition und betriebliche Kontinuität.

Kurz gesagt: Ohne wirksamen Brandschutz riskieren Sie finanzielle Verluste, rechtliche Probleme und operative Ausfälle.

Versicherungsschutz – was gilt im Brandfall?

Ein oft übersehener Aspekt im Zusammenhang mit dem Brandschutz von Firmenunterlagen ist der Einfluss auf den Versicherungsschutz. Viele gewerbliche Versicherungen, insbesondere Inhalts- und Elektronikversicherungen, setzen geeignete Vorkehrungen voraus, damit im Schadensfall die volle Leistung erbracht wird. Dazu zählen unter anderem Maßnahmen wie die Aufbewahrung von Originalunterlagen in einem zertifizierten Feuerschutztresor oder der Nachweis über regelmäßige Datensicherungen.

Tipp: Halten Sie Ihre Maßnahmen zum Dokumentenschutz schriftlich fest – inklusive Fotos von Sicherheitsvorkehrungen – und stimmen Sie diese mit Ihrer Versicherung ab. So stellen Sie sicher, dass Sie im Brandfall weder finanzielle noch rechtliche Nachteile erleiden.

Wie effektiver Feuerschutz aussehen kann

Die effektivste Maßnahme für die umfassende Sicherheit physischer Dokumente ist der Feuerschutz durch einen Tresor. Dabei handelt es sich um speziell zertifizierte Tresore, die in der Lage sind, ihre Inhalte für eine bestimmte Zeitspanne (meist 30, 60 oder 120 Minuten) gegen Feuer, Hitze und Rauch zu schützen. Der Innenraum bleibt unter der kritischen Schwelle, auch bei äußerer Hitze von über 1000° Celsius.  Je nach Sicherheitsklasse kann Ihren Dokumenten zudem im Einbruchsfall nichts passieren, was den Safe zu einer doppelt sinnvollen Investition macht.

Darauf sollten Sie beim Kauf achten:

• Zertifizierungen: Achten Sie auf Prüfzeichen wie ECB-S, VdS oder UL.
• Feuerwiderstandsklasse: Für Firmenunterlagen empfiehlt sich mindestens Klasse S60P (60 Minuten Schutz für Papier).
• Einbruchschutz: Wenn Sie auch Wertsachen oder sensible Datenträger aufbewahren, wählen Sie einen Tresor mit zusätzlicher Widerstandsklasse (z. B. EN 1143-1).

Tipp: Platzieren Sie den Tresor nach Möglichkeit in einem zentralen, gut zugänglichen, aber geschützten Bereich – z. B. in einem Archivraum oder in einem abgeschlossenen Büro.

Organisatorische Maßnahmen für ganzheitlichen Dokumenten-Brandschutz

Technische Lösungen wie Feuerschutztresore sind elementar – doch sie sollten Teil eines umfassenden Brandschutzkonzepts sein. Ebenso wichtig sind organisatorische Maßnahmen, die auf die Prävention, Vorbereitung und Wiederherstellung im Ernstfall abzielen.

Erste Schritte zur Dokumentensicherung:

Zunächst geht es um die korrekte Dokumentenklassifizierung. Stellen Sie sich die Frage: Was ist kritisch, was kann ersetzt werden? Nach der Klärung geht es um die redundante Archivierung aller kritischen Unterlagen. Hierbei lohnt sich meist die Kombination aus physischer und digitaler Speicherung (z. B. Scan in Cloud-Systeme mit ISO 27001-Zertifizierung). Zugriffsrechte sollten klar geregelt sein. Schaffen Sie eindeutige Verantwortlichkeiten, indem Sie bestimmen, wer auf welche Dokumente zugreifen kann.

Checkliste für organisatorischen Brandschutz:

• Ein Notfallplan für die Dokumentensicherung ist vorhanden
• Wichtige Unterlagen wurden doppelt gesichert (physisch + digital)
• Verantwortliche Mitarbeitende sind benannt
• Regelmäßige Feuerübungen auch mit Dokumenten-Szenarien werden durchgeführt
• Alle Mitarbeitenden kennen die Brandschutzunterweisungen

Wichtig: Dokumentieren Sie alle Maßnahmen – das erleichtert die Versicherungsabwicklung und dient als Nachweis gegenüber Behörden.

Sinnvolle Investition für ein sicheres Gefühl im Firmenalltag

Der Gedanke an einen Brand im Unternehmen ist beängstigend – und doch eine reale Gefahr, die viele unterschätzen. Durch Brandschutzmaßnahmen und ergänzende organisatorische Schritte, die auch Ihre Firmenunterlagen bedenken, schützen Sie nicht nur Ihr Kapital. Es geht auch um Ihre Handlungsfähigkeit, Ihre Reputation und Ihre rechtliche Absicherung.

Ein proaktiver Brandschutzplan für Ihre Firmenunterlagen signalisiert zudem Professionalität gegenüber Kunden, Partnern und Mitarbeitenden. Setzen Sie auf geprüfte Sicherheitslösungen und bewährte Prozesse. So wird Ihr Unternehmen widerstandsfähiger gegenüber unerwarteten Ereignissen.