Es kommt nicht selten vor, dass Unternehmen vor der Herausforderung stehen, ihre Planungen effizient und übersichtlich zu gestalten. Dabei spielt die Digitalisierung vor allem in der aktuellen Zeit eine immer größer werdende Rolle. Digitale Werkzeuge helfen dabei, verschiedene Prozesse zu vereinfachen und transparenter zu machen. Eine der Möglichkeiten, dies umzusetzen, ist der Einsatz von sogenannten Plantafeln. Doch was genau ist darunter zu verstehen, wie setzt man sie ein, und sind sie wirklich für jedes Unternehmen geeignet?

Was steckt hinter dem Begriff “Plantafel”?

Plantafeln sind grundsätzlich Werkzeuge zur Darstellung und Organisation von Aufgaben, Ressourcen und Zeitplänen. Eigentlich handelte es sich dabei um physische Tafeln, auf denen beispielsweise Projekte oder Arbeitspläne visualisiert wurden. Doch durch die Digitalisierung haben sich diese Systeme weiterentwickelt und bieten nun eine Vielzahl neuer Möglichkeiten.

Eine digitale Plantafel ist also allgemein gesehen ein flexibles Planungstool, das auf einer Software basiert. Daten können hiermit in Echtzeit aktualisiert werden, Aufgaben zugewiesen, Deadlines überwacht und auch bestimmte Ressourcen optimal koordiniert werden. Im Vergleich zu den klassischen Methoden ist sie nicht nur übersichtlicher, sondern auch ortsunabhängig nutzbar.

Wie wird sie eingesetzt?

Der Einsatz einer digitalen Plantafel beginnt erst einmal mit der Festlegung der Anforderungen des Unternehmens. Man muss also vorab klären, welche Prozesse abgebildet werden sollen, wer Zugriff erlangt und welche Daten integriert werden sollen. Sobald diese Grundlagen dann geschaffen sind, kann die digitale Plantafel zur zentralen Plattform für die gesamte Unternehmensplanung werden. Beispielsweise können Schichtpläne erstellt, Projektfortschritte verfolgt oder auch die Auslastung von Maschinen und Personal koordiniert werden. Wichtig ist jedoch immer, dass die Benutzeroberfläche intuitiv gestaltet ist, damit alle Beteiligten effektiv damit arbeiten können.

Dank der Funktionen einer digitalen Plantafel lassen sich Aufgaben zudem nach Prioritäten ordnen, Verantwortlichkeiten deutlich festlegen und Anpassungen flexibel umsetzen. Ein weiterer Vorteil ist außerdem die Möglichkeit, verschiedene Abteilungen miteinander zu vernetzen. So bleibt die komplette Organisation auf dem gleichen Stand, und Missverständnisse werden minimiert oder treten erst gar nicht auf.

Vorteile einer digitalen Plantafel

Einer der größten Vorteile, die Plantafeln bieten, ist die Echtzeitaktualisierung. Änderungen werden innerhalb kürzester Zeit sichtbar, sodass alle Beteiligten stets mit den neuesten Informationen arbeiten.

Ein weiterer Pro-Aspekt ist die Transparenz. Man hat immer im Blick, wer genau woran arbeitet und wie der Stand der Dinge ist. Das macht nicht nur die Kommunikation leichter, sondern auch die Planung künftiger Projekte.

Zusätzlich können digitale Plantafeln oftmals mit anderen Softwarelösungen integriert werden, etwa mit “ERP”- oder Zeiterfassungssystemen. Somit entsteht eine nahtlose Verbindung zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen.

Wann und für wen lohnt sich eine Nutzung?

Der Einsatz der digitalen Plantafeln ist also vielseitig. Aus diesem Grund eignen sie sich nicht nur für kleinere Gruppen, sondern auch für Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen. Besonders hilfreich sind sie jedoch für Organisationen mit komplizierten Arbeitsabläufen, vielen Mitarbeitern oder Projekten, die einer engen Überwachung bedürfen.

Kleine Unternehmen profitieren davon, weil sie ihre Ressourcen gezielt einsetzen und Zeit sparen können. Große Unternehmen schätzen allerdings die Skalierbarkeit und die Möglichkeit, mehrere Teams oder Standorte miteinander zu verbinden.

Man sollte jedoch immer bedenken, dass die Einführung einer digitalen Plantafel mit einer kurzen Einarbeitungsphase verbunden sein kann. Um den Nutzen voll auszuschöpfen, ist es daher wichtig, dass alle Mitarbeiter das System verstehen und nutzen können.

Die Digitalisierung von Planungen im Unternehmen ist schließlich ein wichtiger Schritt hin zu mehr Effizienz und Transparenz. Digitale Plantafeln bieten in diesem Zusammenhang eine hervorragende Möglichkeit, Aufgaben, Ressourcen und Zeitpläne übersichtlich zu organisieren. Wer seine Planungen also digitalisiert, spart nicht nur viel Zeit, sondern erleichtert auch die Zusammenarbeit und steigert vor allem die Produktivität.