Wenn Sie ein neues Büro für Ihr neues Unternehmen einrichten, müssen Sie einige Entscheidungen bezüglich Ihrer Büroumgebung treffen. Die Art und Weise, wie Sie Ihr Büro einrichten, kann sich direkt auf Ihre Mitarbeiter und Ihren Arbeitsablauf auswirken. Wenn Sie Entscheidungen über Ihr Büro treffen, ist es hilfreich, mit einem Standardplan für die Büroumgebung zu beginnen und dann den Plan zu erneuern und zu erweitern, um ihn an Ihre speziellen Bedürfnisse anzupassen.

Überlegungen

Bevor Sie Entscheidungen über Ihre Büroumgebung treffen, sollten Sie sich zunächst Gedanken über die Anzahl der Mitarbeiter und den allgemeinen Standort des Büros machen. Orientieren Sie sich an Ihrem Geschäftsplan und recherchieren Sie den idealen Platzbedarf pro Mitarbeiter für Ihre Art von Unternehmen (siehe Ressourcen). Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen angemietete Bürofläche ausreicht, um alle Ihre Mitarbeiter bequem unterzubringen. Viele Städte und Gemeinden haben strenge Vorschriften für die maximale Anzahl von Mitarbeitern in einem Gebäude oder einer Räumlichkeit. Erkundigen Sie sich also bei Ihrer Stadtverwaltung oder Ihrem potenziellen Vermieter, bevor Sie den Vertrag unterschreiben.

Gestaltung

Die Gestaltung der Büroräume ist ein wichtiger Aspekt für einen neuen Kleinunternehmer. Einige Unternehmen entscheiden sich für ein offenes Abteilungsdesign mit Gruppen von Mitarbeitern in verschiedenen Bereichen des Büros (ohne Wände), während andere ein privateres Kabinenformat bevorzugen. Die Wahl der Bürogestaltung hängt von einer Reihe von Faktoren ab, darunter der Geräuschpegel im Büro, die Bürokultur, der verfügbare Platz und die spezifischen Bedürfnisse und Aufgaben der Mitarbeiter. Wenn Sie z. B. Verkaufsexperten oder Callcenter-Mitarbeiter beschäftigen, können die durch Kabinen geschaffenen Barrieren dazu beitragen, dass sich Gespräche nicht überschneiden.

Merkmale

Eine Standard-Büroumgebung umfasst Möbel und Geräte, die für die Durchführung gängiger Geschäftsaktivitäten benötigt werden. Dazu gehören Schreibtische, Stühle, Kabinenwände, Telefonanlagen und -kabel, Faxgeräte, Kopierer, Konferenzraumtische, Computersysteme und Aktenschränke. In einigen Staaten gibt es auch Vorschriften über den Komfort, den ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern im Büro bieten muss, insbesondere wenn jemand an einer Krankheit leidet; daher kann die Büroumgebung auch eine Klimaanlage und eine Heizung umfassen.

Warnung

Die American Society of Heating, Refrigerating and Air-Conditioning Engineers (Amerikanische Gesellschaft der Ingenieure für Heizung, Kühlung und Klimatisierung) äußert sich besorgt über die Emissionen der Büroumgebung. Die an manchen Orten verwendeten Büromöbel können flüchtige organische Verbindungen (VOC) freisetzen. Emissionen stammen auch von Kopierern und anderen Maschinen, die im täglichen Geschäftsbetrieb eingesetzt werden. Aufgrund dieser möglichen Emissionen ist es wichtig, dass eine Büroumgebung so offen wie möglich ist, damit saubere Luft durch die Räumlichkeiten strömen kann.

Experteneinblick

Laut Thomas H. Davenport, Forschungsdirektor bei Babson Executive Education und Autor von „Working Knowledge“, kann die Büroumgebung manchmal mit der Leistung und Kommunikation der Mitarbeiter korrelieren: How Organizations Manage What They Know“. Er war an der Durchführung einer Studie über Büroumgebungen beteiligt, bei der festgestellt wurde, dass manche Arbeitnehmer lieber in geschlossenen Räumen arbeiten, aber in offenen Umgebungen besser kommunizieren. Außerdem ergab die Studie, dass die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter miteinander kommunizieren, umso größer ist, je näher sie beieinander sitzen.