1. Überblick
Software sorgt nicht nur dafür, dass Ihre Computerhardware wichtige Aufgaben erfüllt, sondern kann auch dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen effizienter arbeitet. Die richtige Software kann sogar zu neuen Arbeitsweisen führen. Sie ist daher ein wichtiger Bestandteil Ihres Unternehmens, und Sie sollten Ihre Software sorgfältig auswählen, damit sie Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht.
2. Geschäftliche Vorteile einer neuen Software
Bevor Sie in eine neue Software investieren, sollten Sie sich überlegen, was sie für Sie tun soll. Vielleicht möchten Sie zum Beispiel:
- Kosteneinsparungen durch Automatisierung von Routineaufgaben
- den Kundenservice verbessern
- Ihren Mitarbeitern ein effizienteres Arbeiten ermöglichen
- elektronisch mit Lieferanten oder Partnern kommunizieren und zusammenarbeiten
- Nehmen Sie sich Zeit, um mit Ihren Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden zu sprechen, die vielleicht Ideen für die Verbesserung Ihrer Geschäftsabläufe mithilfe von IT haben.
Schreiben Sie die Ziele und potenziellen Vorteile einer neuen Software auf und setzen Sie dabei Prioritäten, um die beste Investitionsrendite zu ermitteln.
Wählen Sie eine Software, die auf Ihrer aktuellen Hardware läuft, sofern dies den potenziellen Nutzen nicht schmälert. Die Kosten für ein Hardware-Upgrade sollten Sie in Ihr Budget einplanen.
Alternativ können Sie auch das Outsourcing Ihrer Softwareanforderungen in Erwägung ziehen – z. B. Cloud Computing -, wodurch sich sowohl Ihre Software- als auch Ihre Hardwarekosten senken lassen.
Planung für die Zukunft
Idealerweise sollten Sie eine langfristige Strategie entwickeln, die Ihren künftigen IT-Bedarf abdeckt. Dabei sollten Sie mögliche Veränderungen bei Kunden, Personalbestand und/oder Ihren Produkten und Dienstleistungen berücksichtigen.
3. Arten von Software
Es gibt verschiedene Arten von Software, und Sie müssen die Unterschiede zwischen ihnen kennen.
Maßgeschneidert
Es ist möglich, Software speziell für Ihr Unternehmen zu entwickeln. Sie können entweder:
- Sie können die Software selbst schreiben. Wenn Sie ein kleines Unternehmen leiten, ist es wahrscheinlich nicht kosteneffizient, die Software selbst zu schreiben, da Sie über umfangreiche Fachkenntnisse und viel Zeit verfügen müssen.
- Sie lassen die Software von einem externen Anbieter schreiben. Mit der Hilfe von Spezialisten sollten Sie genau die Funktionen erhalten, die Sie benötigen. Allerdings ist der Preis wahrscheinlich hoch, und Sie sind für den künftigen Support an diesen Anbieter gebunden.
Die Erstellung einer maßgeschneiderten Software kann viel Zeit in Anspruch nehmen, und Ihre Mitarbeiter müssen in den Entwicklungsprozess einbezogen werden. Für die meisten kleinen Unternehmen ist maßgeschneiderte Software nicht unbedingt die beste Wahl.
System- oder Anwendungssoftware
Systemsoftware ist nicht direkt für geschäftliche Zwecke nützlich, sondern macht die Computerhardware nutzbar. Ein Beispiel ist das Microsoft Windows-Betriebssystem.
Anwendungssoftware ist für einen bestimmten Zweck bestimmt – wie Textverarbeitung oder Buchhaltung. Sie werden beide Arten von Software benötigen.
Software-Pakete
Standard-Softwarepakete sind in der Regel die beste Wahl für kleine Unternehmen. In einigen Fällen kann die Software an Ihre Anforderungen angepasst werden, wenn sie nicht alle benötigten Funktionen enthält.
Standardsoftware ist standardisiert und in der Regel preisgünstig. Es könnte auch sinnvoll sein, Ihre Geschäftspraktiken an die Software anzupassen, anstatt eine spezielle Software schreiben zu lassen.
Das hohe Verkaufsvolumen von Standardsoftware bedeutet in der Regel, dass Sie Support und Schulungen aus verschiedenen Quellen erhalten können.
4. Open-Source- und proprietäre Software
Bei proprietärer Software handelt es sich um Software, die von einem Anbieter entwickelt und Ihnen im Rahmen eines Endbenutzer-Lizenzvertrags (EULA) zur Verfügung gestellt wird, den Sie mit der Installation der Software akzeptieren. In der Lizenz ist festgelegt, wie die Software genutzt werden darf, und sie verbietet Ihnen in der Regel bestimmte Handlungen, z. B:
Kopien der Software anzufertigen und sie weiterzugeben
Ihre Lizenz an eine andere Person zu verkaufen.
Die meisten proprietären Programme werden ohne den Quellcode geliefert. Das ist der Code, den der Programmierer ursprünglich geschrieben hat. Ohne diesen Code können weder Sie noch ein anderer Softwareanbieter Änderungen an dem Softwarepaket vornehmen.
Wenn Sie ein proprietäres Softwarepaket kaufen, erwerben Sie nicht die Software, sondern das Recht, die Software auf eine bestimmte Weise zu nutzen. Das Softwareunternehmen ist Eigentümer der Software.
Die meisten handelsüblichen Pakete sind proprietäre Software.
Open-Source-Software wird unter einer Lizenz zur Verfügung gestellt, die es Ihnen erlaubt, Kopien anzufertigen und diese an jeden weiterzugeben. Die Software wird mit ihrem Quellcode geliefert, den Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Die Lizenzen für Open-Source-Software sind unterschiedlich. Einige Lizenzen verpflichten Sie, alle Änderungen am Quellcode öffentlich zugänglich zu machen, während andere Ihnen erlauben, diese Änderungen geheim zu halten. Sie sollten die Lizenz lesen, bevor Sie die Software verwenden oder ändern.
Open-Source-Software kann in der Regel kostenlos heruntergeladen werden oder wird zu einem geringen Preis angeboten.
Zu den Vorteilen von Open-Source-Software gehören:
- niedrigere Kosten für die Softwarelizenzierung
- keine Bindung an einen bestimmten Anbieter
- die Freiheit, mit der Software zu tun, was man will
- offene Standards, die die gemeinsame Entwicklung unterstützen
- die Freiheit, die Software zu aktualisieren, wenn es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist